Timeline là gì? Cách làm timeline để theo dõi công việc một cách hiệu quả

Timeline là một thuật ngữ được mọi người nhắc đến rất nhiều trong công việc và cuộc sống. Vậy timeline là gì? Có những loại timeline nào? Tác dụng và cách làm timeline sao cho hiệu quả? Cùng Muaban.net tìm hiểu qua bài viết này nhé!

I. Timeline là gì?

Timeline là gì? Đây là từ tiếng Anh, tạm dịch là dòng thời gian.

Nói một cách đơn giản, timeline là một biểu đồ thể hiện các cột mốc thời gian. Đây là hình thức hữu hiệu để ghi lại sự phát triển của lịch sử, giúp con người có được cái nhìn tổng quan và hiểu được các xu hướng từ quá khứ đến hiện tại.

Timeline cũng có nghĩa là bảng hay biểu đồ thể hiện tiến độ công việc hằng ngày (còn gọi là thời gian biểu). Đây là công cụ hiệu quả giúp chúng ta sử dụng thời gian một cách tối ưu, tạo nên thói quen khoa học, làm việc một cách logic và giảm áp lực công việc.

Trong quản lý hay kinh doanh, timeline là gì? Ở những hoạt động quản lý, kinh doanh, timeline minh họa thời gian, mục tiêu cụ thể cho các sự kiện diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Agenda là gì? Bí quyết thực hiện một Agenda hiệu quả

II. Các loại Timeline phổ biến

Hiện nay, có rất nhiều loại timeline được con người sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. Vậy những loại phổ biến timeline là gì? Dưới đây là ba loại timeline phổ biến nhất được sử dụng hàng ngày:

1. Timeline công việc là gì?

Timeline công việc là một bảng/biểu đồ tiến độ công việc, trên đó vạch ra cụ thể những điều mà cá nhân/nhóm cần thực hiện trong công việc theo một trình tự thời gian. Đây là công cụ giúp bạn ghi chú lại những thông tin quan trọng để bạn quan sát tất cả các công việc cần làm.

Những nội dung trên timeline công việc được lên kế hoạch, phân phối và sắp xếp một cách rõ ràng, logic. Timeline công việc giúp bạn/nhóm có thể quản lý deadline, kiểm tra xem bạn tình trạng tasks đã hoàn thành hay chưa, việc nào còn đang bị dang dở. Sở hữu một timeline công việc là điều rất cần thiết vì nó có thể sắp xếp thời gian một cách khoa học, từ đó giúp bạn làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn, vì chuỗi công việc cần làm được lên kế hoạch logic và rõ ràng.

2. Timeline truyền thông là gì?

Tương tự với timeline công việc, timeline truyền thông cũng thể hiện tất cả các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện truyền thông. Theo đó, trên timeline sẽ bao gồm những thông tin như hình thức truyền thông, kênh, thời gian diễn ra,… Về cơ bản, timeline truyền thông chỉ khác timeline công việc về nội dung cần thực hiện. Ảnh bên trên là một ví dụ về timeline truyền thông.

Mục đích của timeline truyền thông là giúp cho chiến dịch truyền thông trở nên rõ ràng, cụ thể, dễ theo dõi nhằm dẫn đến thành công và đạt được kết quả như mong muốn. Trong truyền thông nếu như timeline có sự sai lệch sẽ dẫn đến sự kiện, chiến dịch gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện. Chính vì vậy mà việc xây dựng timeline truyền thông cần được thực hiện một cách cẩn thận, chuẩn xác nhất.

3. Facebook timeline là gì?

Facebook timeline là tính năng dòng thời gian trên tài khoản Facebook cá nhân. Timeline cung cấp thông tin theo trình tự thời gian với các bức ảnh, bài viết, bài chia sẻ của bạn trên tài khoản Facebook.

Trên Timeline Facebook có 2 biểu tượng giúp bạn chỉnh sửa bài viết: biểu tượng cây bút chì (dùng để ẩn, sửa hoặc xóa thông tin), biểu tượng bánh răng hoặc quả cầu (có tác dụng điều chỉnh những người được quyền xem thông tin).

Ngoài ra, trên Facebook còn có một timeline khác đó là tính năng xem “Nhật ký hoạt động”(Vào trang cá nhân > Chọn dấu … dưới ảnh bìa > Chọn Nhật ký hoạt động) hỗ trợ xem lại tất cả các hoạt động bạn đã thực hiện được phân chia theo các hạng mục riêng biệt.

>>> Xem thêm: Infographic là gì? Bật mí 7 thủ thuật giúp thiết kế infographic ấn tượng

III. Tác dụng của timeline đối với công việc

Timeline được nhắc đến và sử dụng nhiều đến như vậy chắc hẳn công cụ này sẽ có những lợi ích nhất định. Vật tác dụng của timeline là gì? Dưới đây là 4 tác dụng trông thấy của timeline đối với công việc.

1. Giúp bạn có được thời gian biểu rõ ràng và khoa học

Timeline giúp cho các hoạt động của người sử dụng được diễn ra rõ ràng hơn, khoa học hơn. Bên cạnh đó, công việc được tính toán một cách cẩn thận và sắp xếp vô cùng hợp lý. Người sử dụng cũng có được cái nhìn trực quan hơn về những công việc của mình.

Khi theo dõi timeline chi tiết của những công việc bao gồm thời gian hoàn thành, deadline khi nào, còn bao lâu để hoàn thành,… bạn sẽ dễ dàng theo dõi được trình trạng công việc của mình. Thời gian biểu khoa học thì việc trễ deadline sẽ được hạn chế ở mức tối đa. 

2. Timeline giúp bạn biết được năng lực – kỹ năng và trình độ

Khi xem qua timeline, bạn sẽ có thể biết được năng lực, trình độ và kỹ năng của mình đang ở đâu, những công việc theo từng giai đoạn thời gian. Bạn sẽ phải tự dự trù thời gian và chi phí, sắp xếp theo khả năng của mình để kịp tiến độ công việc. 

Bên cạnh đó, timeline giúp bạn có được sự đo lường năng lực của bản thân dựa vào thời gian hoàn thành công việc dựa trên thời gian dự kiến. Điều này có nghĩa là nếu bạn hoàn thành công việc sớm thì bạn đang làm việc hiệu quả và ngược lại bạn phải xem xét lại những giai đoạn công việc chưa được tốt. 

3. Không bị mất phương hướng, luôn biết mình phải làm gì tiếp theo

Một timeline hiệu quả sẽ giúp cho người dùng định hướng được những gì mình cần phải làm để đạt được mục tiêu cuối cùng của mình. Bạn sẽ biết được chi tiết công việc và cần thực hiện những gì không lo bị mất phương hướng, lạc lối. 

Thậm chí là khi bạn có rất nhiều việc phải làm thì timeline cũng là một công cụ hiệu quả giúp bạn tính toán được thời gian phù hợp, thực hiện đúng quy trình, không lo bị dồn việc, trễ deadline. 

4. Đảm bảo tính hiệu quả của một dự án

Khi bạn tham gia các dự án với quy mô nhiều người thì tất cả các bạn sẽ làm việc với nhau. Khi đó, timeline là một công cụ góp phần đảm bảo tính thống nhất hiệu quả công việc. Mỗi người một công việc, một chuyên môn cụ thể. Song điểm chung của một nhóm thực hiện dự án là các bạn là có mục tiêu chung, một dự án và có cùng timeline để theo dõi tiến độ công việc của nhau. 

5. Báo cáo, report dễ dàng – theo dõi hiệu quả

Dựa vào timeline, bạn có thể theo dõi công việc của mình của như nhóm một cách dễ dàng. Mọi người sẽ có thể theo dõi hôm nay mọi người trong dự án đã làm gì, cùng ai, có những công việc nào hoàn thành để chuyển sang giai đoạn khác,… 

Bên cạnh đó, timeline sẽ giúp quản lý dự án một cách tổng quan, dễ dàng biết được bộ phận nào có vấn đề để giải quyết kịp thời, báo cáo một cách chi tiết để tiến độ đạt đúng thời gian và có hiệu quả cao nhất. 

IV. 5 loại biểu đồ sử dụng thường xuyên trong Timeline

Hiện nay, timeline được mọi người sử dụng có rất nhiều hình dạng khác nhau. Vậy các loại biểu đồ được sử dụng thường duyên trong timeline là gì? Cùng tìm hiểu ở phần dưới đây nhé.

1. Biểu đồ mốc thời gian

Đây là một trong những biểu đồ cơ bản được sử dụng nhiều trong timeline, biểu đồ này thể hiện rõ từng mốc thời gian theo từng giai đoạn của tiến trình công việc, từ đó mọi người có thể theo dõi và thực hiện với một góc nhìn rõ ràng về từng mốc thời gian. 

Tất cả các mốc thời gian đều được thể hiện trong biểu đồ, bạn sẽ được một cái nhìn tổng thể về chuỗi công việc đã, đang và cần được thực hiện trong trương lai, góp phần đem đến một góc nhìn trực quan và đáng tin cậy hơn. 

2. Biểu đồ Gantt

Đây là một trong những loại biểu đồ phổ biến được dùng trong quản lý dự án, thanh ngang có độ dài khác nhau sẽ tương ứng với từng thời gian tương ứng bắt đầu và kết thúc của dự án. 

Tùy thuộc vào tính chất của các loại công việc, các hoạt động mà thời gian triển khai sẽ khác nhau, công việc có thể chồng chéo lên nhau. Khi nhìn vào biểu đồ Gantt này bạn sẽ xác định được giai đoạn nào cần triển khai công việc gì, công việc nào trước, công việc nào sau. 

Tuy nhiên, loại biểu đồ này chỉ thích hợp với các dự án nhỏ, không có nhiều phức tạp bởi vì nó không thể hiện được mối liên hệ giữa các hoạt động công việc với nhau. 

Bạn đang tìm kiếm việc làm văn phòng hành chính, hãy tham khảo ngay:

3. Biểu đồ dòng thời gian chuẩn

Biểu đồ này thể hiện các sự kiện, giai đoạn đơn lẻ với những nội dung được ghi cụ thể rõ ràng, đi kèm với hình ảnh. Dạng biểu đồ này thường được ứng dụng nhiều trong mô tả quy trình sống của một sự vật, sự việc. 

Những thành tựu, lịch sử hình thành và phát triển của một tổ chức thường sẽ được biểu thị bằng biểu đồ dòng thời gian chuẩn này. Khi đó biểu đồ sẽ có tác dụng minh họa những sự kiện quan trọng, mục tiêu để người dùng có một cái nhìn tổng quan.

4. Biểu đồ chuỗi thời gian

Biểu đồ chuỗi thời gian là một loại biểu đồ mà trên đó thể hiện 2 trục X và Y, dùng để minh họa những thay đổi giá trị theo thời gian, thông thường thì X sẽ minh họa thời gian còn Y sẽ minh họa giá trị. 

Với những kết nối của các giá trị với nhau, biểu đồ này sẽ có đỉnh, có đáy, giúp thể hiện sự phát triển hay suy giảm của một giá trị. Biểu đồ này thường được dùng để thể hiện sự biến động tăng giảm của các hoạt động trong tài chính, y khoa,…

5. Biểu đồ dòng thời gian tương tác

Đây là một trong những dạng sơ đồ động cho phép người dùng có thể phóng to thu nhỏ, thay đổi được dữ liệu theo giá trị thời gian thực tế mà bạn mong muốn.

Với những sự kiện hay dự án có lượng dữ liệu nhiều và được thực hiện liên tục trong khoảng thời gian dài thì bạn nên sử dụng biểu đồ này để thể hiện được rõ ràng các thông tin, đảm bảo được thông tin trích xuất ra tức thời.

>>> Xem thêm: Proposal là gì và viết thế nào cho hiệu quả?

V. Cách bước làm Timeline cho công việc hiệu quả nhất

Để xây dựng một timeline cho công việc hiệu quả nhất, bạn có thể tham khảo ba bước dưới đây:

1. Bước 1: Nghiên cứu chủ đề

Đầu tiên, chúng ta cần tìm hiểu về chủ đề cần thực hiện xây dựng timeline:

Thu thập tất cả các thông tin liên quan đến chủ đề, với mỗi chủ đều khác nhau timeline cũng sẽ khác nhau. Bạn có thể thu thập thông tin chủ đề có thể thu thập từ tài liệu, sách, báo, phim, Website,… Hãy tham khảo ở ít nhất 3 nguồn khác nhau để đa dạng thông tin và tìm ra được thông tin đúng. 

Tiếp theo, bạn hãy lập ra danh sách những sự kiện cần phải đưa vào timeline, tất cả các sự kiện bạn ghi chú lại trước đó đều được đưa vào timeline. Bạn nên chắt lọc để chọn ra những sự kiện cần thiết đưa vào timeline. Một kinh nghiệm ở khâu này đó là không nên đưa vào timeline quá 20 sự kiện nhằm tránh quá tải thông tin. 

Dùng thời gian giúp việc kể câu chuyện bạn muốn một cách trôi chảy, đây là một cách sáng tạo đầy hấp dẫn và thú vị cho người xem. So với với các viết thông thường thì dùng timeline kể chuyện tạo được ấn tượng mạnh mẽ hơn cho người đọc. 

2. Bước 2: Tạo khung timeline

Bạn có thể tham khảo các mẫu timeline có sẵn kết hợp với phong cách cá nhân để tạo ra một timeline hoàn chỉnh cho mình đầy mới lạ. 

Dựa vào tổng thể thời gian của timeline bạn có thể xác định được quy mô công việc, phân phối thời gian cho từng một giai đoạn nhỏ một cách chuẩn xác. Điều này giúp tránh việc chia quá nhiều thời gian cho một giai đoạn không cần thiết.

Để tạo một khung timeline, đầu tiên bạn hãy phác thảo trước bằng cách kẻ một đường thẳng đánh dấu cột mốc, từng sự kiện tương ứng với một cột mốc nhỏ. Độ dài của sự kiện sẽ tương ứng với khoảng thời gian thực. (Có thể sử dụng các mẫu có sẵn để chỉnh sửa)

Tiếp theo, bạn hãy đặt mốc thời gian bắt đầu và kết thúc của timeline. Thực hiện điều này đối với tất cả các sự kiện nhỏ bên trong timeline. Tùy vào chủ đề, mục tiêu mà bạn sẽ chọn hai điểm này sao cho phù hợp nhất. 

Với đường thẳng và các điểm bạn đã chấm, hãy suy nghĩ về cách trình bày timeline của mình, bạn có thể sắp xếp đơn giản, cắt dán hình vào timeline, thêm chút hiệu ứng, màu sắc để tăng thêm sự ấn tượng,…

3. Bước 3: Điền thông tin timeline chi tiết

Đầu tiên hãy đặt tên cho timeline. Cái tên này phải thể hiện được những gì bạn trình bày trong timeline sao cho ngắn gọn, dễ nhớ nhất.

Sau đó bạn hãy bổ sung những thông tin chi tiết quan trọng của từng giai đoạn nhỏ, mỗi mốc sự kiện nhỏ bạn nên để chi tiết công việc, mục tiêu để có thể thuận tiện theo dõi, kèm theo số liệu quan trọng để làm rõ thông tin. 

Một lưu nhỏ ở bước này là bạn hãy bày một cách rõ ràng, súc tích, chi tiết không đồng nghĩa là dài dòng, hãy trình bày một cách dễ hiểu, cô đọng lại nội dung chính. 

Và cuối cùng là thêm hình ảnh vào timeline sẽ giúp cho việc trình bày bắt mắt, thu hút người xem hơn. Hình ảnh thêm vào cần có sự liên quan đến sự kiện, thông tin từng giai đoạn trên timeline. 

VI. Một số mẫu Timeline template đẹp và thu hút nhất 2022

Dưới đây là một số mẫu timeline template (chỉ có hình ảnh) đẹp và thú hút bạn có thể tham khảo: 

1. Timeline Template

2. Timeline Powerpoint

3. Timeline sự kiện

4. Timeline truyền thông

5. Timeline chương trình

VII. Một số phần mềm làm Timeline thông dụng

1. Excel / Google Sheets

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp trực tuyến miễn phí, Google Trang tính có thể là dịch vụ. Tuy nhiên, cần có thời gian để tạo một mẫu từ đầu, vì vậy tốt hơn hết bạn nên sử dụng một trong các mẫu có sẵn.

Truy cập tại: Google Sheets (Đây là đường dẫn vào Google Sheets, đối với Excel bạn có thể sử dụng phần mềm tải về hoặc bản web Microsoft phiên bản Microsoft 365).

Ưu điểm:

• Sử dụng miễn phí
• Chỉ cần duy nhất 01 tài khoản Google.

Nhược điểm:

• Không phù hợp với các dự án có quy mô lớn.
• Mất nhiều thời gian để tùy biến timeline theo ý muốn.
• Chức năng còn hạn chế. Bạn không thể thêm sự kiện hoặc video và không có chủ đề tạo sẵn.

2. Notion

Giống với Google Sheets, Notion cũng có thể hỗ trợ bạn tạo timeline một cách hiệu quả. Truy cập tại: Notion

Ưu điểm:

• Có thể sử dụng miễn phí.
• Tích hợp nhiều chức năng cho quản lý công việc và học tập.

Nhược điểm:

• Giao diện khá rườm rà, sẽ mất nhiều thời gian để tạo nên một timeline nếu bạn chưa có template
• Mất phí nếu muốn sử dụng toàn bộ chức năng.

3. TimelineMakerPro

TimelineMakerPro là một trình tạo timeline ngoại tuyến. Giao diện gần giống với Microsoft nên tương đối dễ sử dụng. Điều làm cho nó nổi bật là sự đa dạng của các phong cách dòng thời gian (ví dụ: dọc, ngang, Gantt, v.v.) và có rất nhiều chủ đề có sẵn để làm cho các dự án của bạn nổi bật.

Truy cập tại: TimelineMakerPro

Ưu điểm:

• Định dạng lưu đa dạng, trong TXT, CSV, MS Project hoặc TLM.
• Có thể nhập dữ liệu và hình ảnh từ Microsoft Office.
• Dùng thử 14 ngày miễn phí.
• 5 kiểu timeline để lựa chọn: Dọc, Theo thời gian, Thanh, Cờ và Gantt.
• Có 12 chủ đề nền có sẵn để làm cho các dự án của bạn trông đẹp và độc đáo.
• Bạn có thể tùy chỉnh mở rộng hoặc nén nó và thay đổi các tùy chọn về thời gian (ví dụ: năm, tháng).

Nhược điểm:

• Khi dùng thử thì timeline sẽ bị dính hình mờ của hệ thống.
• Chi phí khá tốn kém, bắt đầu từ $ 149 cho một người dùng.
• Tùy chọn chia sẻ chỉ có qua Email.

4. Preceden

Đây là những công cụ có khả năng trực quan tuyệt vời cho bất kỳ loại dự án nào. Đây là hệ thống đa dụng có thể khá tốn kém. Tuy nhiên, phần mềm cho phép tạo sơ đồ chuyên nghiệp với các tùy chọn xuất và tùy chỉnh mở rộng.

Truy cập tại: Preceden

Ưu điểm:

• Timeline có thể được tải xuống ở nhiều định dạng: PNG, CSV, XML hoặc PDF.
• Tùy chỉnh hiển thị một cách dễ dàng.
• Sử dụng không giới hạn và hỗ trợ kỹ thuật với gói Premium.

Nhược điểm:

• Với phiên bản miễn phí bạn chỉ có thể tạo một timeline với tối đa 10 sự kiện.
• Chức năng biểu đồ bị hạn chế trong phiên bản miễn phí.

5. OfficeTimeline

OfficeTimeline được sử dụng chuyên cho các giao tiếp kinh doanh. Nó cung cấp hai tùy chọn là công cụ trực tuyến và một bổ trợ PowerPoint ngoại tuyến.

Phiên bản Web được nâng cấp hơn, có nhiều mẫu, tùy chọn xuất đa dạng hơn và giao diện thân thiện hơn nhiều.

Truy cập tại: OfficeTimeline

Ưu điểm:

• Có thể lưu dưới dạng PPT, XLS hoặc PDF hoặc gửi qua Email.
• Bản miễn phí không có hình mờ hoặc quảng cáo.
• Tùy chọn Online/Offline linh hoạt.
• Ban web có 35+ mẫu để lựa chọn.
• Cả hai công cụ đều cho phép bạn thêm logo tổ chức.

Nhược điểm:

• Phiên bản offline chỉ miễn phí 3 mẫu, bạn phải nâng cấp để sử dụng thư viện đầy đủ.
• Chỉ có thể chia sẻ email.
• Các mẫu có sẵn không tốt cho các dự án phức tạp.
• Phiên bản online hay offline đều phải được mua riêng biệt.

VIII. Tổng kết

Như vậy, thông qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ hơn về timeline là gì?, những tác dụng và các tạo timeline như thế nào cho hiệu quả. Hãy theo dõi Muaban.net để đọc thêm những kiến thức và kinh nghiệm hữu ích về việc làm bạn nhé.

>>> Xem thêm: 

• IT là gì? Những điều cần biết về công việc của ngành IT
• Manager là gì? Những kỹ năng cần có và cơ hội của Manager